個人情報保護方針

個人情報保護理念

株式会社エムアイメイズ（以下、「当社」という。）は、小規模レンタルオフィス事業、情報システム企画開発コンサルタント事業、労働者派遣事業、電話秘書代行事業及び通信販売事業を展開する上で取扱う個人情報がお客様並びに当社にとって重要な情報資産であり、これらを確実に保護することは社会的責務であると認識しています。
当社は、個人情報の保護を維持し、かつ、リスクを適切に管理して、お客様を始めとした利害関係者からの信頼を獲得することを目的に、全社的な取り組みを実施し、個人情報の適切な取扱い及び安全性の確保に努めます。

方針

1. 個人情報の取得、利用及び提供について
   当社は、個人情報の取得にあたり利用目的を明らかにしてその目的の達成に必要な範囲内で取扱うとともに、目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための適切な措置を講じます。
2. 個人情報の適正管理について
   当社は、取扱う個人情報について適切な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。
3. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範について
   当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
4. 苦情及び相談への対応について
   当社は、個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人から苦情及び相談を受け付けた場合には適切かつ迅速に対応します。
5. 継続的改善について
   当社は、個人情報の適切な保護処置が講じられるための、定期的な運用確認、監査及び見直しの機会を通じて個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

制　定　日：２００８年　５月１日
最終改正日：２０２３年６月２０日
株式会社エムアイメイズ
代表取締役　西澤　堅

個人情報に関する公表事項

1. 提供を受ける個人情報の利用目的について

   ①当社は、協力会社より提供を受けるスキルシート等に記載された個人情報を、システムの開発・運用・保守に関する業務スキルの判断のため、及びクライアント様への提供のために利用します。

   ②当社は、インターネット通販業務に伴ってショッピングサイト運営会社から提供を受ける個人情報を、商品の申込受付、商品の配送ならびにお問い合わせへの対応のために利用します。

   ③当社は、従業員の採用に伴って求人サイト及び人材紹介会社から提供を受ける採用応募者の個人情報を、選考の判断、選考結果の通知、お問い合せの受付及び対応のために利用します。

2. 受託する個人情報の利用目的について

   ①当社は、システム開発業務の受託に伴ってお預かりする個人情報を、システム開発時のテストデータとしてのみ利用します。

   ②当社は、電話秘書代行サービスに伴ってお預かりする個人情報を、クライアント様への入電内容の報告のために利用します。

3. 本人から直接書面取得する個人情報の利用目的について

   ①当社は、レンタルオフィス入会者様からお預かりする個人情報を、以下の目的で利用します。

   • 入会手続きのため
   • 入会後の入会者管理、契約事項の履行のため
   • ご要望などの把握のため
   • 各種ご連絡、ご案内のため

   ②当社は、採用応募者様からお預かりする個人情報を、以下の目的で利用します。

   • 選考判断
   • 選考結果の通知のため

   ③当社は、従業員等からお預かりする個人情報を、以下の目的で利用します。

   • 人事労務管理のため
   • 給与等支払手続きのため
   • 社会保険、税金手続きのため（個人番号関係事務のため）
   • 福利厚生手続きのため
   • 業務上の連絡のため
4. 保有個人データ又は第三者提供記録について

   ①開示等の請求等に応じる手続き
   当社は、ご本人様から保有個人データ又は第三者提供記録について利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の　停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の請求を受けつけた場合には、遅滞　なく対応します。
   その手続きを以下のとおりとします。

   A）窓口及び請求方法
   開示等の請求は、当社の開示・相談窓口責任者あてに、来社、郵送、電話又はeメールにて行っていただきます。追って「開示等請求書」をお送りします。

   B）本人又は代理人の確認方法
   以下の書類を提出していただきます。尚、本籍地情報の記載された書類の場合は当該箇所を消してご提出ください。

   1. 本人の場合
      運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通
   2. 未成年者の法定代理人の場合
      法定代理人本人の運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通、及び法定代理権の確認ができる公的書類
   3. 成年被後見人の法定代理人の場合
      法定代理人本人の運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通、及び後見登記等に関する登記事項証明書又はその他法定代理権の確認ができる公的書類
   4. 委任代理人の場合
      本人からの委任状、及び委任代理人本人の運転免許証、パスポートなどの身分証明書の写し1通

   C）手数料及び徴収方法
   利用目的の通知及び開示に関する手数料として、開示等に伴う実費を請求させていただきます。
   請求書をお送りしますので、振込みにてお支払ください。

   ②個人情報（保有個人データを含む）に関する苦情の窓口
   開示・相談窓口責任者（Tel:03-5321-6966 eメール: pv@mimaze.co.jp）までお申し出ください。

   ③認定個人情報保護団体
   当社は、以下の認定個人情報保護団体の対象事業者になっております。

   　認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
   　苦情解決の連絡先　　　　　：認定個人情報保護団体事務局
   　住所　　　　　　　　　　　：〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
   　TEL　　　　　　　　　　　：03-5860-7565 0120-700-779

   ④安全管理のために講じている措置
   当社は、個人データを適切に取り扱うため、以下の安全管理措置を実施し、個人データの安全を確保します。

   （基本方針の策定）

   • 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

   （個人データの取扱いに係る規律の整備）

   • 個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。

   （組織的安全管理措置）

   • 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   • 個人データが適正に取り扱われ管理されているか定期的に点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています

   （人的安全管理措置）

   • 個人情報保護の重要性を認識させるために、従業者に個人情報保護に関する教育を実施しています。
   • 個人データについての秘密保持に関する事項について、従業者に提示し、誓約書を提出させています。

   （物理的安全管理措置）

   • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を実施しています。
   • 個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施しています。

   （技術的安全管理措置）

   • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
   • 個人データを取り扱うことのできるアクセス権を有する者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。